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            1. 歡迎訪問江西醫學高等專科學校!
              • 關于江西醫學高等專科學校人事檔案整理數字化
              • 發布人:本站   發布時間:2020-12-16   閱讀:次   字體:[ ]
              • 加工服務項目招標公告

                 

                江西醫學高等專科學校就人事檔案整理數字化加工服務項目實行競爭性談判采購,歡迎合格的供應商參加,有關事項如下:

                一、項目名稱:人事檔案整理數字化加工服務

                二、采購方式:競爭性談判

                三、項目內容:

                1.采購預算(最高限價):87400元。

                2.采購內容:

                序號

                服務品名

                單位

                數量

                服務主要內容

                1

                人事檔案整理

                約380

                檔案分類、查缺、糊裱、修復、錄入目錄數據庫、打印卷內目錄等

                2

                檔案掃描

                掃描、裝卷、裝盒移交數字化成果等

                注:1.本項目為“交鑰匙工程”包括軟件安裝、調試、檔案數字化加工、人員操作培訓及售后服務等,所使用涉及到相關設備由投標人自行提供。

                2.采購數量以采購人最終確定的實際數量為準。

                3.交貨時間:簽訂合同后3個月

                4.采購預算包含以上清單的服務人工、稅金、保險、售后等一切內容。

                、技術參數及要求

                (一)、基本技術要求

                序號

                技術

                技術要求

                1

                (一)規范性引用與參考文件

                 

                1.《連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼 第1部分:要求和指南》 (GB/T 17235.1-1998)

                2.《連續色調靜態圖像的數字壓縮及編碼 第2部分:一致性測試》 (GB/T 17235.2-1998)

                3.《檔案著錄規則》(DA/T 18-1999)

                4.干部人事檔案數字化技術

                5.《江西省紙質檔案數字化管理與技術規范》

                6.《干部人事檔案整理細則》

                2

                (二)數字化質檢要求

                1.中標單位的數字化加工服務系統應有按任意比例對數據進行隨機抽檢功能,以便進行數據抽檢。對本項目質檢采取但不限于以下方式:

                ①檢查和指導相結合:采取授課方式對數字化公司工作人員進行案卷的整理分件、編號、著錄、錄入、圖像處理、掃描、數據存儲備份等業務的指導。

                ②巡視中標單位流水線:在數字化公司進行項目工作時,巡視項目流水線,對流水線工作人員各環節工作進行檢查和指導。

                ③對數字化中標單位提交的數據進行質檢。

                2.質檢數據交接

                數字化中標單位按生產進度以移動硬盤形式,按全宗向校方移交質檢數據。

                3.數字化成果質檢

                校方以抽檢的方式檢查中標單位提交的數字化數據,包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。

                中標單位自行質檢并提交數字化數據后,由校方組織質檢,每批質檢數據抽檢比率不低于10%,抽檢對象合格率低于98%時視為整批數據不合格并發回中標人自行檢查、修正。同一批數據每增加一次質檢,抽檢比例提高5%。

                4.數據質檢指標

                目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時,抽檢標記為“不合格”。主要質量問題及評判標準如下(但不限于以下問題與評判標準):

                數據錯誤類型及評判標準

                 

                數據名稱

                錯誤類型

                評判標準

                 

                 

                分件錯誤

                未按要求準確區分卷內每一份文件

                著錄錯誤

                1.文字錄入錯誤

                2.責任者錯誤

                3.著錄項不完整

                擬題錯誤

                1.題名的格式未遵循規范要求

                2.擬題未作“[]”標記

                3.所擬題名不能正確反映文件內容

                元數據錯誤

                未捕獲相關圖像元數據或著錄不全

                圖像數據

                圖像質量問題

                1.圖像不清晰,卷邊,折角,不完整

                2.圖像傾斜度超過0.1,倒置,拼接不平

                3.裁剪錯誤,裁剪過多,過少,未預留2至3毫米

                4.圖像文件排序錯誤

                5.漏掃,反面有內容的未掃

                6.紙張薄透未用白紙襯底掃描,導致相鄰頁面內容可見的

                7.圖像顯示檔案原件頁面皺折明顯,有明顯折角

                頁號錯誤

                頁號標識不清晰或有錯漏未處理

                元數據錯誤

                圖像頭文件未按要求寫入相關元數據

                 

                 

                 

                5.數字化成果移交要求

                所有數據驗收合格后,中標人必須按照DA/T38-2008和《江西省檔案館電子檔案與數據離線備份管理規范》要求制作數據移動硬盤A、B、C三套向校方移交。數字化流程工作單信息及項目運行過程中形成的各類管理數據導成TXT和DBF兩種格式數據向校方移交;數字化流程工作單及各類管理臺帳實體裝訂成冊裝盒一并向校方移交。

                 

                6.項目管理與檔案安全保障要求

                ①中標人應自備數字化加工實施過程中所需的設備,保證本項目的順利實施。設備主要包括:電腦、掃描儀、服務器、網絡設備及操作臺椅、辦公桌椅等。

                ②數字化加工服務的時間和地點。投標人中標后,必須在合同約定的時間內,攜帶設備到校方指定地點開展數字化加工服務,工作時間為法定工作日,法定節假日不安排加班,每天工作時間參照校方工作時間,必要時可適當延時下班,延時下班及加班需向校方數字化監管人員報告,經同意后方可進行

                ③數字化加工現場要布置協調、美觀,公司名稱、工作區域均標識清楚,管理有序,工作人員要求掛牌上崗,并遵守檔案審查各項規章制度。

                ④銷毀外部數據。數字化中標單位移交數據后,所有存有檔案數據的存儲介質交由校方格盤處理后返還

                7.數字化成果法律認可性保障要求

                ①數字化圖像頭文件技術要求(如數字化外包則必須遵循該項要求)

                 a.為保障數字化文件法律認可性,滿足數字副本長期保存的需求,圖像文件編碼結構中除擁有圖像寬度、圖像高度、水平分辨率、垂直分辨率、位深度等元數據外,經掃描生成的每一個圖像文件,數字化加工系統必須按照Exif標準在其生成之時自動向頭文件寫入4個元數據值:

                序號

                Exif英文標簽

                中文

                名稱

                格式規范

                1

                Make

                設備制造商

                按掃描儀制造商規范名稱寫入

                2

                Model

                設備型號

                按掃描儀型號規范名稱寫入

                3

                DateTimeDigitized

                數字化時間

                按GB/T 7408-2005 數據元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法 規定的格式著錄:

                YYYY-MM-DDThh:mm:ss

                4

                ColorSpace

                色彩空間

                按色彩空間的規范名稱寫入

                上述4個元數據的寫入必須以Exif標準為依據,應與圖像寬度、圖像高度、水平分辨率、垂直分辨率等元數據一樣,能被WINDOWS等操作系統識別顯示。

                b.向校方提交一份頭文件元數據寫入測試用樣例圖像數據,經信息技術人員簽字同意后方可實施。

                c.寫入圖像文件頭文件中的所有元數據必須與實際采用的參數值一致。

                ②元數據捕獲與著錄

                在紙質檔案數字化過程中,我們通過強化過程管理、數字化授權描述、連續時間等信息保障數字化成果的法律認可性,因此除《江西省文書類電子檔案著錄與數據格式規范》要求的著錄項目外,數字化加工系統還需自動捕獲相關數字化技術元數據,并為文件級目錄數據庫賦值。如下表所示。在提交目錄數據庫成果時,下表應分別與本招標文件有關建目錄數據庫一節(四③所要求的文件級目錄數據庫表合并為一個完整的元數據庫提交。

                 

                 

                8.圖像處理。對掃描圖像作后期處理時,不得去除檔案頁面原有的水漬、污點等,保持圖像文件內容與紙質檔案頁面內容的一致性;不得裁掉紙質檔案原有頁邊,包括破損、歪斜頁邊,應距頁邊最外延2至3毫米處裁剪圖像畫幅。

                 

                 

                9.建立案卷級圖像。拍攝紙質案卷實體的全景照片(每卷不少于5張),記錄檔案實體整體物理形態與管理過程;通過數字檔案管理系統的提供利用為查閱者展現真實案卷原貌。

                 

                 

                10.數字化過程管理臺帳。數字化流程工作單等過程管理臺帳用于記錄數字化關鍵工作環節,能夠描述數字化成果的來源背景信息,證明其形成的可靠性,是維護數字化成果憑證價值的重要手段。在數字化成果移交時必須按要求向校方移交各類臺帳。

                 

                (二)、圖像文件基本參數要求

                序號

                指標項

                參數標準

                需求描述

                1

                格式

                JPEG,彩色

                此套圖像文件用于長期保存。

                雙層PDF

                采用上述彩色JPEG圖像轉換一套雙層PDF格式文件,轉換以件為單位進行。凡屬印刷體的檔案文件,必須轉為雙層PDF。文件內容為手寫體的,經本單位確認無法進行OCR識別的,可僅轉為PDF格式。轉換后的雙層PDF或PDF文件,其文件內容不得有歪斜、變形、失真的現象。

                2

                分辨率

                300 dpi

                均采用此分辨率掃描

                3

                圖像大小(A4)

                參考平均值1MB左右

                按照檔案頁面實際尺寸及頁面上文字內容多少,采用300dpi掃描。圖像大小控制在1.0-1.5MB參考值范圍

                4

                壓縮方案

                必須采用符合JPEG格式標準壓縮算法

                壓縮方案需經本單位確認。

                 

                (三)檔案數字化基本流程與操作規范

                1、借卷

                本項目中標公司憑《江西醫專數字化對象審批單》到檔案保管部門辦理案卷借用手續,與檔案實體保管部門在庫房辦理借用、交接手續,逐卷清點檔案實體,填寫借還卷登記表,注明借卷人、借卷時間及數量。

                2、檔案整理

                2.1、整理編碼:將現有零散材料補充至干部檔案中;按照相關規范進行整理分類,嚴格把關四類、九類、十類的分類和排序標準;嚴格把關每份材料的類號、頁碼編注標準;檔案材料排序完成后,用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號**序號,并在其右下角編寫頁碼。

                2.2、檔案查缺:根據《干部檔案審核工作檢查驗收評分表》對干部檔案進行檢查,甄別材料完整性、規范性,并登記存在的問題,形成干部檔案查缺單交由甲方進行材料補充工作。本次項目,乙方完成整理查缺工作后待甲方補充所需材料后開展后續工作,項目實施期間形成的檔案材料乙方負責歸檔及數字化,項目結束后產生的檔案材料如需乙方歸檔及數字化,費用另計。

                3.目錄校對及修訂

                3.1嚴格準確地進行檔案目錄錄入,具體標準如下:逐份錄入,不多錄、少錄;錄入目錄內容與檔案內容完全一致,不錯錄。

                3.2打印裝訂:打印干部檔案目錄;根據《干部檔案整理工作細則》進行裝訂裱糊工作。

                4.檔案掃描

                4.1每份檔案須與掃描儀四角平行,不得損壞紙質檔案。

                4.2圖像的排列順序與紙質檔案排序要求一致;圖像清晰,亮度適中,分辨率300DPI;無壞死文件,無黑屏;圖像頁碼連續,無錯頁;圖像須進行糾偏;圖像偏斜每行首尾不超過1

                4.3本項目使用的掃描儀建議用平板掃描儀,且最大分辨率必須在300dpi以上,掃描儀蓋板上用與數字化對象檔案紙張相似的檔案修裱專用紙張作襯底。

                4.4高清圖像制作:在原始圖像質量基礎上:圖像的排列順序與原始圖像排序要求一致;圖像去掉污斑、黑點、黑邊,數字化圖像與原始圖像相比不能過濃或過淡,字跡清晰。

                4.5無論頁面大小均應自然平展開進行掃描。騎馬訂、無線膠裝類裝訂文件平展開后左右均有掃描內容的以A4紙張頁面大小確定掃描范圍;若只有單邊有掃描內容的以A4紙張頁面大小確定掃描范圍。以畫幅作為掃描的計量單位。

                4.6紙張暗黃發黑、字跡不清的檔案,或文字偏小、密集、清晰度較差等,應通過數字化系統調整亮度、對比度、分辯率等技術參數,直至圖像清晰為止。同一份文件內只能采用一種分辨率,以件內采用的最高分辨率為準。

                4.7在同一份檔案文件內,清晰度不同,特別是鉛筆、鋼筆、圓珠筆同時存在的,應以文件主要部分的清晰為準。

                4.8掃描時必須絕對保證檔案載體的安全。紙張較薄或較脆容易破損的,應在修裱后再用平板掃描儀掃描。

                4.9掃描要完整,包括文件上的正文、頁碼、有關標記等都必須納入掃描圖像范圍。

                4.10初始掃描時,應盡量將檔案紙張放置端正,最大限度地減少因糾偏產生的圖像失真問題。

                4.11特殊紙張掃描處理規范:

                a.大幅面檔案的數字化:大幅面檔案指超過現有平板掃描儀可掃尺寸規格的檔案幅面。為保證數字化文件的真實與完整,大幅面檔案采用分幅掃描或工程圖紙掃描儀進行數字化。當紙張幅面超過A3大小時,可采用工程圖紙掃描儀進行掃描,工程圖紙掃描儀最終生成圖像不得有色彩偏差;當紙張幅面超過A0大小時,可采用分幅掃描方式再拼接方式進行數字化;

                b.脆化檔案的數字化:脆化較嚴重的檔案需先修裱再數字化;

                c.薄透與字跡褪變檔案的數字化:薄透檔案用相同大小白紙襯底,再進行掃描;字跡褪變檔案掃描時,需要調整亮度、對比度等參數,以掃描后形成的圖像中文字清楚為準。遇有字跡完全褪色(只剩劃痕)或復寫紙字跡且發生浸染時,可掃描該頁檔案反面,再做鏡像文件,如果該頁紙張同時有老化、破損現象,宜在掃描后再進行修裱處理。

                5.圖像處理

                所有數字化圖像文件,應按照DA/T 31 紙質檔案數字化技術規范的要求進行相應的圖像處理,使圖像干凈、清晰、端正。圖像文件必須能準確反映檔案原件外觀的原始面貌,色彩均勻度應與原件一致,不得出現原件沒有的顏色、變形、馬賽克、明顯皺紋等破壞圖像質量的現象。

                5.1對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理,以視覺上不感覺偏斜為標準,允許的傾斜度不得大于0.1;方向不正確的圖像應旋轉還原,以符合閱讀習慣。

                5.2圖像處理以保持檔案原貌為原則。圖像頁面中出現的檔案自身的黑點、污點、雜質、裝訂空等不進行去污處理。檔案若因故造成局部黑影、不清楚等狀況,且無法通過圖像處理技術進行修復的,照原樣掃描,并在目錄數據庫“附注”項加以說明。

                5.3圖像尺寸大小要裁剪與檔案原件基本一致,不得裁掉檔案紙張或檔案內容。

                5.4檔案原件發生字跡滲透的,應采用數字化系統圖像處理功能,比如銳化字跡功能,以清晰字跡筆畫。

                5.5檔案原件色彩明暗深淺不一的,應采用數字化系統圖像處理功能,比如色彩、明亮等平衡功能,調整圖像深淺至一致。

                5.6凡采用分幅掃描再拼接形成的圖像,應在《數字化對象元數據項目與著錄細則》中的“附注”項中予以說明,如“本件檔案第2頁是采用分幅掃描手工(或XXX軟件自動)拼接而成”。

                6.數據審核:

                6.1進行目錄、原始與高清圖像的檢查校對工作。

                7.裝訂還原

                7.1在完成檔案整理、掃描、圖像處理、數據質檢后,打印新的卷內目錄

                7.2檔案側三孔裝訂的應下齊(地腳整齊)、左齊(裁口整齊)裝訂成品必須結實美觀。如遇有小頁面或沒有足夠裝訂空白邊頁面,須用質地、顏色相近紙張加邊后裝訂。

                7.3恢復裝訂時,應注意文件排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。

                7.4對浮貼在相鄰檔案紙張上的小簽條等小頁面檔案,如粘貼不牢,用檔案修裱專用漿糊加固避免脫落。

                7.5對沒有預留空白裝訂邊的正常大小頁面,用修裱檔案專用紙張接邊后,再折成與案卷大小一致頁面裝訂。

                7.6所有進行了修裱、托底、接邊等處理的頁面,須完全干燥后才能進行裝訂,如遇氣候、環境等因素不易干燥時,可使用干燥箱等設備。

                8.還卷

                還卷環節操作規范參見借卷環節。

                 

                 

                 

                該鏈接為干部人事檔案數字化技術規范(國家標準)

                 

                https://max.book118.com/html/2019/0226/7050160060002011.shtm

                、供應商的資格要求:

                1. 供應商具有獨立承擔民事責任的能力:供應商應具備相關經營范圍,提供有效的三證合一的營業執照。

                2.法人授權書(法人投標無須提供)及委托代理人身份證。

                3. 近三年在經營活動中沒有重大違法記錄(提供供應商的自我書面聲明加蓋供應商公章)。

                、開標信息:

                開始接收時間:2020年1223上午 9 :00           

                截止接收時間:2020年1223上午 9 : 30

                開標時間:2020年1223上午 9 : 30

                接收地點:江西醫專綜合樓508室后勤保障處資產管理科

                遞交文件要求:提供四、供應商的資格要求資料、書面首次報價函加蓋公章裝訂成冊(格式自擬),并提供原件查驗。未按要求及逾期遞交者視為無效響應。

                、談判程序

                1.資格及符合性檢查。談判小組對各供應商的資格及符合性進行審查,以確定響應供應商是否具備談判資格,如符合資格的響應供應商有不足三家,該項目廢標。

                2.談判小組集中與單一供應商就本項目的交付時間、付款方式、售后服務等技術及商務內容進行談判,響應供應商須作出書面承諾。

                3.談判結束后,談判小組組織所有供應商對本次采購的產品進行最后書面報價,談判小組按照同等服務質量的前提下報價最低的原則確定成交供應商,即符合采購需求、質量和服務相等的前提下,以提出最低報價的供應商為成交供應商。

                、文件的密封和標記

                1.供應商應將文件裝入袋內加以密封,并在封簽處加蓋公章;

                2.裝文件的信袋上應寫明:項目名稱、供應商名稱、地址、注明非規定拆封時間以前不得開封;

                3.封條格式:

                 

                 

                項目名稱(加蓋公章):             

                供應商名稱:                     地址:        

                 

                非規定拆封時間以前不得開封

                 

                、以上公告內容如有變動,將在學校官網上另行通知。

                、聯系方式

                采購單位聯系人:余老師、老師

                聯系電話:0793-7089959

                 

                    江西醫學高等專科學校后勤保障處資產管理科

                                                                     2020年1216

                 


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